Cara Membuat Kop Surat Otomatis Paling Mudah

Dalam dunia kerja yang serba otomatis, khususnya untuk kita yang bekerja di dunia clerical work, kecepatan dalam bekerja menjadi hal yang penting untuk diimplementasikan karena berhubungan dengan kinerja kita. Seringkali kita dihadapkan pada tugas-tugas yang menuntut kita untuk ekstra cepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Untuk memenuhi hal ini, kita membutuhkan suatu hal yang bisa menunjang kinerja. Termasuk salah satunya adalah dengan penggunaan bantuan teknologi. Jika kamu seorang karyawan atau mungkin di kantor memiliki tanggung jawab sebagai seorang petugas administrasi, atau juga kebetulan mendapatkan tugas untuk menjalankan sebuah proses administrasi surat-menyurat, kamu harus mempelajari cara membuat kop surat secara otomatis dibawah ini.

Penggunaan Microsoft Word

Microsoft Word saat ini menjadi program aplikasi perkantoran pengolah kata yang paling sering digunakan di Indonesia. Hampir seluruh pekerjaan pengolahan kata baik di komputer maupun laptop bahkan android menggunakan program ini. Microsoft Word sendiri adalah pengolah kata yang dikembangkan oleh perusahaan Microsoft. Program ini pertama kali dirilis pada tanggal 25 Oktober 1983. Saat itu program pengolah kata ini hadir dengan nama Multi-Tool Word.

Fitur Microsoft Word yang sangat banyak dan bervariasi dengan tampilan menu yang cukup interaktif dan mudah dipahami membuatnya sering digunakan dalam dunia perkantoran. Termasuk dalam dunia perkantoran modern saat ini, Microsoft sudah mengembangkan editor online dalam paket office online. Untuk bekerja dengan office online, kamu bisa klik link disini.

Pentingnya Kop Surat

Sebelum melanjutkan ke proses pembuatan kop surat otomatis, kita perlu mengetahui dulu bahwa kop surat merupakan bagian pokok dari sebuah surat dinas. Kop pada surat dinas berfungsi untuk memberikan keterangan tentang instansi pembuat surat.

Dengan adanya kop surat, maka surat bersifat lebih resmi dan legal. Penerima surat pun dapat dengan mudah dapat mengenali asal-usul surat yang di kirim kepadanya. Sehingga surat akan menjadi sangat informatif dan tidak membingungkan penerima jika akan membalas surat.

Sebuah kop surat secara umum biasanya berisikan nama perusahaan yang di cetak tebal, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, sampai laman website. Pemberian logo biasanya berada di samping kiri tulisan perusahaan. Namun, ketentuan pada kop surat ini dapat pula berbeda-beda di setiap perusahaan. Hal ini bergantung pada SOP-ADK (Standar Operasional Prosedur Administrasi dan Keuangan) yang mereka sepakati bersama sebagai acuan sistem tata naskah perusahaan.

Manfaat Kop Surat Otomatis

Pembuatan kop surat secara otomatis sangat berguna untuk instansi atau perusahaan yang biasa membuat surat secara cepat dengan variasi isi dan bentuk surat yang beragam. Kita akan membuat kop surat melalui fasilitas block building. Banyak yang belum mengetahui fasilitas ini, padahal manfaatnya sangat besar karena mampu membuat pekerjaan kita dengan program pengolah kata ini menjadi lebih cepat. Kita hanya tinggal drag-drop dan insert saja.

Tutorial Membuat Kop Surat Otomatis

Berikut ini langkah-langkah tutorial yang bisa kita pakai untuk membuat kop surat otomatis:

1. Tentukan Format Kop Surat

Langkah pertama dalam membuat kop surat otomatis adalah menentukan format kop surat perusahaan. Pastikan format yang kalian pakai sudah sesuai dengan SOP-ADK yang berlaku. Termasuk detail informasi yang tercantum dalam kop surat. Berikut contoh format kop surat yang sudah disesuai peraturan perusahaan:

Pada tampilan kop surat diatas, jelas terdapat informasi detail perusahaan yang meliputi nama perusahaan, logo, sampai laman website.

2. Lakukan Block Pada Seluruh Format Kop Surat

Langkah kedua dalam membuat kop surat otomatis adalah dengan perintah block. Silakan block seluruh format kop surat yang telah di buat.

Pada tahap ini, pastikan semua kop surat sudah di block, termasuk logo dan garis bawah, jangan sampai ada yang tertinggal karena akan merusak logo otomatis yang akan kita buat nanti.

3. Buat Kop Surat Otomatis dengan Perintah Building Block

Langkah ketiga, silakan klik menu insert.

Kemudian cari dan pilih Quick Parts, lalu klik Save Selection to Quick Part Gallery.

Setelah kita klik Save Selection to Quick Part Gallery, maka akan muncul dialog box Create New Building Block sebagai berikut:

Kita bisa menyesuaikan nama, kategori, dan sebagainya. Misalkan kop surat utama perusahaan, silakan disesuaikan, hal ini akan berbeda jika kita membuat kop surat lagi untuk sebuah kepanitiaan acara dan sebagainya. Silakan sesuaikan dengan yang kita kehendaki. Klik OK.

Proses pembuatan kop surat sudah selesai, kita bisa mengujinya dengan membuat lembar kerja baru (CTRL+N).

4. Cara Penggunaan

Cara menggunakan kop surat otomatis yang telah kita buat tadi adalah dengan memilih menu Insert, Quick Parts, lalu pilih kop surat yang sudah kita buat tadi. Kita bisa melihat kop surat yang sudah di buat dengan melihat langsung pada tampilan galeri quick parts.

Silakan klik kop surat kita, dan hasilnya akan terlihat sebagai kop surat otomatis yang telah kita buat tadi.

Aplikasikan pada dokumen dan lihat hasilnya. Dengan perintah klik, otomatis langsung muncul kop surat secara utuh. Fitur ini juga memungkinkan kita tetap bisa mengedit kop surat yang telah muncul dengan penyesuaian yang kita mau.

Dapatkan banyak tips dan trik lainnya di tutorialan.com. Selamat mencoba, semoga bermanfaat.